Administratief medewerker

In het kort
· In deze functie als Administratief Medewerker word je een belangrijk onderdeel van ons snelgroeiende bedrijf, waar je zorgt voor nauwkeurige administratieve processen en ondersteunende taken binnen de diverse afdelingen.
· Met jouw organisatorische vaardigheden en gestructureerde werkwijze voer je diverse administratieve taken uit, zoals het bewaken van diverse deadlines en het verzorgen van de algemene administratie.
· Je werkt in een samenwerkingsgericht team en geniet van een werkomgeving waarin je je professioneel kunt ontwikkelen en je bijdrage kunt leveren aan ons succes.

De functie
All In Rentals beheert vastgoed voor particuliere investeerders en heeft ongeveer
500 woningen in beheer. Deze woningen worden voornamelijk gebruikt voor personeelshuisvesting. Met ruim 25 medewerkers staan wij dagelijks klaar om onze opdrachtgevers zo goed mogelijk te bedienen.

Als Administratief Medewerker word je onderdeel van het administratieve team maar biedt je tevens ondersteuning op de afdeling waar de urgentie op dat moment het hoogste is. Jij bent verantwoordelijk voor het uitvoeren van operationele en administratieve taken, gericht op het beheer van nutsvoorzieningen voor de woningen. Denk hierbij aan het energiebeheer van de woningen met als doel het reduceren van het energieverbruik van bewoners.

De inhoud van de functie is divers en op een werkdag voer je verschillende administratieve taken uit. Denk bijvoorbeeld aan het beheren van slimme thermostaten via een online portaal, het managen van maandelijkse energieverbruikscijfers, het verwerken van aan- en afmeldingen voor internetabonnementen, en het opstellen van afrekeningen.

Een voorbeeld van jouw werkdag
Je begint je dag met een kop koffie of thee op kantoor en neemt de tijd om je mailbox te controleren op binnengekomen verzoeken of meldingen. Vervolgens stel je prioriteiten op basis van dringende taken.

Je start met het bijwerken van het energieverbruiksoverzicht. Via het online portaal controleer je de slimme thermostaten van de verschillende woningen en signaleert eventuele afwijkingen in verbruik. Je maakt een notitie van woningen met een hoger verbruik en bespreekt deze later met je team om te zien of er verbeterpunten zijn.

Na het energiebeheer ga je door naar de administratieve taken. Je registreert nieuwe internetabonnementen en verzorgt de aanmeldingen voor nieuwe bewoners. Vervolgens controleer je de eindafrekeningen van vertrekkende huurders en maakt deze klaar voor verzending.

In de middag werk je aan de periodieke facturering voor de huurders. Je verzamelt de benodigde gegevens en stelt de facturen op. Eventuele vragen van huurders of collega's over de afrekeningen handel je meteen af. Tussendoor bespreek je met een collega mogelijke verbeteringen in het verbruiksoverzicht en noteer je ideeën voor procesoptimalisatie.

Voordat je dag ten einde komt, controleer je je takenlijst nog een keer en werk je de voortgang bij. Met een voldaan gevoel sluit je je computer af, klaar voor een nieuwe dag waarin je bijdraagt aan een soepel administratief proces!

Met deze werkzaamheden ga je o.a. aan de slag
· Beheer van slimme thermostaten via een online portaal.
· Managen van maandelijkse energieverbruikscijfers.
· Beheren van nutsvoorzieningencontracten.
· Aan- en afmeldingen voor internetabonnementen.
· Opstellen van afrekeningen van nutsvoorzieningen.
· Opstellen van eindafrekeningen bij outchecks.
· Opstellen van (periodieke) facturen aan huurders en doorbelastingen.
· Organiseren en beheren van de mailbox.
· Signaleren van procesverbeteringen.
· Bewaken van diverse deadlines.
· Overige administratieve werkzaamheden.

Dit breng je mee
· Een afgeronde opleiding op minimaal MBO niveau.
· Uitstekende beheersing van de Nederlandse en Engelse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
· Beschikbaarheid op woensdagen, i.v.m. huidige bezetting.
· Enkele jaren werkervaring in een administratieve functie.
· Zorgvuldigheid, nauwkeurigheid en een scherp oog voor detail.
· Een proactieve en oplossingsgerichte houding.
· Het vermogen om meerdere taken en deadlines effectief te beheren.
· Kennis van Microsoft office, met name Excel en Outlook.
· Prettige communicatieve vaardigheden met collega's en externe partijen.
· Bereidheid om nieuwe vaardigheden te leren.
· Een professionele werkhouding gecombineerd met gezelligheid en een prettige sfeer op de werkvloer.

Wat bieden wij?
· Een baan voor 32 tot 40 uur per week waar je écht het verschil kunt maken!
· Een maandsalaris tussen de € 2.700, - en € 3.200, - bruto per maand bij een werkweek van 40 uur. Inschaling is afhankelijk van de kennis en ervaring die je meebrengt.
· Een arbeidsovereenkomst voor de duur van 7 maanden, met uitzicht op een vast contract.
· Goed bereikbare werklocatie in Oud-Beijerland met auto of OV.
· Vrijwillige bijdrage vanuit All In Rentals voor je pensioen (na 12 maanden).
· Reiskostenvergoeding voor woon-werkverkeer en eventuele zakelijke kilometers.
· Laptop en mobiele telefoon voor zakelijk gebruik.
· Een werkgever met oog voor duurzame inzetbaarheid met mogelijkheden jezelf te blijven ontwikkelen door middel van opleidingen.
· Gratis fruit op kantoor en een gezellige kantoorhond.

Heb je nog vragen?
Soraya Vandersteen, beantwoordt ze graag telefonisch of per mail via soraya@allinrentals.nl of 085 – 0606 351.


Solliciteren naar deze baan
Spreekt deze vacature je aan, dan ontvangen we je sollicitatie graag.
We maken graag persoonlijk kennis met jou. Daarom vinden de gesprekken fysiek plaats op ons kantoor in Oud-Beijerland.

Acquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.